Koliko košta izrada ERP sustava po mjeri i o čemu cijena ovisi

Na pitanje koliko košta ERP po mjeri pošten odgovor glasi: ovisi o tome što sustav mora raditi. To zvuči kao izbjegavanje odgovora, ali nije. Dva sustava koja se oba zovu ERP mogu se razlikovati kao obiteljska kuća i skladišna hala. Oba imaju krov i zidove, a trošak gradnje nema nikakve veze jedan s drugim.

Zato u ovom tekstu nema cjenika ni raspona. Umjesto toga prolazimo stavke koje stvarno pomiču cijenu i objašnjavamo kako se pripremiti da ponuda koju dobijete odgovara onome što vam treba.

Što najviše utječe na cijenu

Opseg i broj procesa

Najveći pojedinačni faktor je koliko poslovnih procesa sustav pokriva i koliko su međusobno isprepleteni. Sustav koji vodi narudžbe i otpremnice za jedno skladište jedan je posao. Sustav koji prati put od upita preko kalkulacije i radnog naloga do isporuke i računa sasvim je drugi.

Broj modula pritom govori manje od broja pravila unutar njih. Rabati po kupcu, po grupi artikala i po količini, uz iznimke za pojedine partnere, znače više logike, više testiranja i više razgovora nego jedan cjenik za sve.

Iznimke i posebni slučajevi

Većina firmi ima standardni tok koji pokriva veći dio posla i niz iznimki oko njega: djelomične isporuke, povrati, reklamacije, narudžbe koje se mijenjaju nakon potvrde, proizvodi koji se rade po crtežu.

Svaka iznimka koju sustav mora podržati dodaje posao. Neke su vrijedne toga, a neke se mogu i dalje rješavati ručno. O tome treba razgovarati prije ponude, a ne usred razvoja.

Integracije s postojećim alatima

Rijetko koja firma kreće od nule. Postoji računovodstveni program, možda stari ERP, webshop, B2B portal velikog kupca ili servis preko kojeg idu eRačuni. Svaka veza s vanjskim sustavom ima svoju cijenu, a ona ovisi o tome kako se taj sustav otvara prema van.

Ako ima dokumentiran API, posao je predvidljiv. Ako se podaci mogu izvući samo izvozom datoteke ili izravno iz baze, treba više rada i više provjera.

Bitan je i smjer u kojem podaci teku. Jednosmjerni prijenos računa u računovodstvo jednostavniji je od dvosmjerne sinkronizacije artikala i zaliha između dva sustava u kojima se isti podaci smiju mijenjati.

Migracija podataka

Kupci, artikli, cjenici i otvorene narudžbe moraju odnekud doći. Ako su u jednom urednom programu, prijenos je uglavnom tehnički posao. Ako su razasuti po nekoliko Excel tablica, s istim kupcem upisanim tri puta i artiklima s različitim šiframa, veći dio posla je čišćenje, a manji prijenos.

Ovu stavku firme često podcijene. Dobro je unaprijed odlučiti što se prenosi: cijela povijest ili samo aktivni kupci, artikli i otvorene stavke.

Korisnici, uloge i ovlasti

Na razvoj manje utječe broj korisnika, a više broj različitih uloga. Deset komercijalista koji rade isto jedna su uloga. Komercijalist, voditelj prodaje, skladištar, nabava, uprava i vanjski partner s ograničenim pristupom šest su uloga, i svaka ima svoje ekrane, ovlasti i korake odobravanja.

Mobilni rad i teren

Ako vozači, monteri ili serviseri rade na terenu, trebaju im mobilni ekrani. Tu se otvaraju pitanja koja uredski sustav nema: rad bez signala, fotografije, potpis kupca na ekranu, skeniranje barkoda. Sve je to izvedivo, ali mora biti u opisu posla od početka.

Dokumenti i izvještaji

Svaki ispis koji ide prema kupcu ili dobavljaču, bilo da je riječ o ponudi, otpremnici, radnom nalogu ili atestu, treba izgledati onako kako ga vaši partneri očekuju. Izvještaji za upravu također traže vrijeme, osobito kad spajaju podatke iz više dijelova sustava.

Održavanje i nadogradnja

Izrada nije jedini trošak. Sustav treba hosting, sigurnosne kopije, ažuriranja i nekoga tko ga poznaje kad se nešto promijeni: nova zakonska obveza, novi kupac s posebnim zahtjevima, novo skladište. Pitajte unaprijed kako je održavanje organizirano i što točno pokriva.

Kako se pripremiti za realnu ponudu

Ponuda je točna onoliko koliko je točan opis posla. Ako izvođač mora pogađati, ugradit će rezervu za nepoznato ili će se nepoznato kasnije pojaviti kao dodatni rad.

Prije prvog razgovora korisno je pripremiti:

• put jedne tipične narudžbe od upita do plaćenog računa, korak po korak, s ulogom koja radi svaki korak
• popis alata koje danas koristite i što se u kojem vodi
• primjere stvarnih dokumenata: ponudu, otpremnicu, radni nalog, tablicu koju netko svaki tjedan ručno ažurira
• iznimke koje se redovito događaju
• mjesta na kojima danas gubite najviše vremena ili nastaje najviše grešaka
• tko u firmi odlučuje, a tko će sustav koristiti svaki dan

Gotova specifikacija vam ne treba. Dovoljno je iskreno opisati kako se danas radi, uključujući ono što ne ide kako bi trebalo.

Zašto fazni pristup smanjuje rizik

Najveći rizik kod sustava po mjeri nije tehnički. Veći je rizik da se dugo gradi nešto što se na kraju ne uklapa u način rada ljudi koji ga trebaju koristiti.

Fazni pristup taj rizik smanjuje jer se sustav uvodi u dijelovima. Prva faza pokriva dio posla koji najviše boli, na primjer narudžbe i skladište ili ponude i kalkulacije. Ta faza ide u stvarnu upotrebu prije nego što počne sljedeća.

Za budžet to znači sljedeće:

• trošak prve faze manji je i lakše ga je procijeniti
• ljudi rade u sustavu ranije, a njihove primjedbe ulaze u sljedeće faze
• ako se prioriteti promijene, mijenja se plan, a ne već napisan kod
• u svakom trenutku imate sustav koji radi, a ne napola gotov projekt

Fazni pristup ne znači da se cjelina ne planira. Temelji se postavljaju tako da sljedeće faze imaju gdje sjesti. Ponuda i ugovor mogu pratiti faze, pa o sljedećem koraku odlučujete kad vidite kako prvi radi.

Što pitati izvođača

Kad uspoređujete ponude, iznos na dnu ne govori puno ako ne znate što je u njemu. Pitajte:

• što točno ulazi u ponudu, a što ne
• kako se obračunavaju izmjene tijekom razvoja
• tko je vlasnik koda i podataka
• kako izgledaju održavanje i podrška nakon primopredaje
• kako se radi migracija i tko čisti podatke

Ako se odgovori razlikuju, razlikuju se i ponude, čak i kad je iznos sličan.

Kako doći do procjene za vašu firmu

Najbolji početak je opis procesa. Opišite nam kako kod vas danas izgleda put narudžbe, koje alate koristite i gdje zapinje. Na temelju toga predložit ćemo koju fazu ima smisla graditi prvu i što bi ona obuhvatila, a ponudu ćemo složiti prema tome.