Na pitanje koliko košta ERP po mjeri pošten odgovor glasi: ovisi o tome što sustav mora raditi. To zvuči kao izbjegavanje odgovora, ali nije. Dva sustava koja se oba zovu ERP mogu se razlikovati kao obiteljska kuća i skladišna hala. Oba imaju krov i zidove, a trošak gradnje nema nikakve veze jedan s drugim.
Zato u ovom tekstu nema cjenika ni raspona. Umjesto toga objašnjavamo od čega se cijena sastoji, koje stavke je stvarno pomiču i kako se pripremiti da ponuda koju dobijete odgovara onome što vam treba.
Od čega se sastoji cijena
Trošak sustava po mjeri ima dva dijela:
- izradu, jednokratno, za analizu, dizajn, razvoj, integracije, prijenos podataka i prelazak
- mjesečnu pretplatu, za hosting, sigurnosne kopije, održavanje, podršku i dogradnje nakon prelaska
Većina onoga što slijedi utječe na cijenu izrade. Pretplata je opisana posebno, niže u tekstu.
Što najviše utječe na cijenu izrade
Opseg i broj procesa
Najveći pojedinačni faktor je koliko poslovnih procesa sustav pokriva i koliko su međusobno isprepleteni. Sustav koji vodi narudžbe i otpremnice za jedno skladište jedan je posao. Sustav koji prati put od upita preko kalkulacije i radnog naloga do isporuke i otpremnice sasvim je drugi.
Broj modula pritom govori manje od broja pravila unutar njih. Rabati po kupcu, po grupi artikala i po količini, uz iznimke za pojedine partnere, znače više logike, više testiranja i više razgovora nego jedan cjenik za sve.
Iznimke i posebni slučajevi
Većina firmi ima standardni tok koji pokriva veći dio posla i niz iznimki oko njega: djelomične isporuke, povrati, reklamacije, narudžbe koje se mijenjaju nakon potvrde, proizvodi koji se rade po crtežu.
Svaka iznimka koju sustav mora podržati dodaje posao. Neke su vrijedne toga, a neke se mogu i dalje rješavati ručno. O tome treba razgovarati prije ponude, a ne usred razvoja.
Integracije s postojećim alatima
Rijetko koja firma kreće od nule. Postoji možda stari ERP, webshop ili B2B portal velikog kupca, dok program za račune ostaje kakav jest. Svaka veza s vanjskim sustavom ima svoju cijenu, a ona ovisi o tome kako se taj sustav otvara prema van.
Ako ima dokumentiran API, posao je predvidljiv. Ako se podaci mogu izvući samo izvozom datoteke ili izravno iz baze, treba više rada i više provjera.
Bitan je i smjer u kojem podaci teku. Jednosmjerni prijenos narudžbi s webshopa jednostavniji je od dvosmjerne sinkronizacije artikala i zaliha između dva sustava u kojima se isti podaci smiju mijenjati.
Migracija podataka
Kupci, artikli, cjenici i otvorene narudžbe moraju odnekud doći. Ako su u jednom urednom programu, prijenos je uglavnom tehnički posao. Ako su razasuti po nekoliko Excel tablica, s istim kupcem upisanim tri puta i artiklima s različitim šiframa, veći dio posla je čišćenje, a manji prijenos.
Ovu stavku firme često podcijene. Dobro je unaprijed odlučiti što se prenosi: cijela povijest ili samo aktivni kupci, artikli i otvorene stavke.
Korisnici, uloge i ovlasti
Na izradu manje utječe broj korisnika, a više broj različitih uloga. Deset komercijalista koji rade isto jedna su uloga. Komercijalist, voditelj prodaje, skladištar, nabava, uprava i vanjski partner s ograničenim pristupom šest su uloga, i svaka ima svoje ekrane, ovlasti i korake odobravanja.
Za pretplatu broj korisnika nije važan jer nije ograničen.
Rad na terenu
Ako vozači, monteri ili serviseri rade na terenu, trebaju im ekrani prilagođeni mobitelu, u pregledniku. Tu se otvaraju pitanja koja uredski sustav nema: fotografije, potpis kupca na ekranu, skeniranje barkoda i mjesta sa slabim signalom. Sve to treba biti u opisu posla od početka.
Dokumenti i izvještaji
Svaki ispis koji ide prema kupcu ili dobavljaču, bilo da je riječ o ponudi, otpremnici, radnom nalogu ili atestu, treba izgledati onako kako ga vaši partneri očekuju. Izvještaji za upravu također traže vrijeme, osobito kad spajaju podatke iz više dijelova sustava.
Što pokriva mjesečna pretplata
Izrada nije jedini trošak. Sustav treba hosting, sigurnosne kopije, ažuriranja i nekoga tko ga poznaje kad se nešto promijeni: novi proces, novi kupac s posebnim zahtjevima, novo skladište.
To pokriva mjesečna pretplata:
- hosting i sigurnosne kopije
- ažuriranja i održavanje
- podršku korisnicima
- dogradnje kad se posao promijeni
Broj korisnika u pretplati nije ograničen. Kad zaposlite novog komercijalista ili skladištara, dobiva pristup bez dodatnog troška, pa se sustav može dati svima koji u njemu trebaju raditi.
Podaci su vaši. Možete ih izvesti kad god želite.
Kako se pripremiti za realnu ponudu
Ponuda je točna onoliko koliko je točan opis posla. Ako izvođač mora pogađati, ugradit će rezervu za nepoznato ili će se nepoznato kasnije pojaviti kao dodatni rad.
Prije prvog razgovora korisno je pripremiti:
- put jedne tipične narudžbe od upita do plaćenog računa, korak po korak, s ulogom koja radi svaki korak
- popis alata koje danas koristite i što se u kojem vodi
- primjere stvarnih dokumenata: ponudu, otpremnicu, radni nalog, tablicu koju netko svaki tjedan ručno ažurira
- iznimke koje se redovito događaju
- mjesta na kojima danas gubite najviše vremena ili nastaje najviše grešaka
- tko u firmi odlučuje, a tko će sustav koristiti svaki dan
Gotova specifikacija vam ne treba. Dovoljno je iskreno opisati kako se danas radi, uključujući ono što ne ide kako bi trebalo.
Kako se smanjuje rizik uvođenja
Najveći rizik kod sustava po mjeri nije tehnički. Veći je rizik da se izgradi nešto što se ne uklapa u način rada ljudi koji ga trebaju koristiti, ili da se prijeđe na sustav koji još nije spreman.
Zato se dijelovi posla ne puštaju u rad jedan po jedan. Upiti, ponude, narudžbe, otpremnice i baza kupaca ovise jedni o drugima, pa se grade i provjeravaju kao cjelina. Rizik se smanjuje prije prelaska:
- analiza procesa i skice ekrana pokazuju prije izrade hoće li sustav odgovarati načinu rada
- sustav se testira s vašim stvarnim kupcima, artiklima i stanjima, a ne s izmišljenim primjerima
- ljudi isprobaju i nauče svoj dio posla prije prvog dana
- na dogovoreni dan prelazite na novi sustav, a izvođač je uz vas dok sve ne teče
Nakon prelaska sustav se ne zaključava. Nove potrebe i dorade ugrađuju se kroz pretplatu, pa se sustav mijenja zajedno s firmom.
Što pitati izvođača
Kad uspoređujete ponude, iznos na dnu ne govori puno ako ne znate što je u njemu. Pitajte:
- što točno ulazi u izradu, a što ne
- što pokriva mjesečni iznos nakon prelaska: hosting, kopije, podršku, dogradnje
- ovisi li cijena o broju korisnika
- kako se obračunavaju izmjene tijekom izrade
- tko je vlasnik podataka i kako ih možete izvesti
- kako se radi migracija i tko čisti podatke
Ako se odgovori razlikuju, razlikuju se i ponude, čak i kad je iznos sličan.
Kako doći do procjene za vašu firmu
Najbolji početak je opis procesa. Opišite nam kako kod vas danas izgleda put narudžbe, koje alate koristite i gdje zapinje. Na temelju toga predložit ćemo što bi sustav obuhvatio i poslati individualnu ponudu za izradu i mjesečnu pretplatu.