Gotov ERP ili sustav po mjeri: kako odlučiti

Pitanje gotov program ili sustav po mjeri često se postavlja kao da postoji jedan ispravan odgovor. Ne postoji. Nekim firmama gotov ERP je pravi izbor, nekima treba sustav izgrađen oko njihova procesa. Između njih je velika skupina firmi kojima najbolje odgovara kombinacija.

Mi gradimo sustave po mjeri, pa ovaj tekst čitajte s tom napomenom. Ipak, firmi koja se dobro uklapa u gotov program nećemo savjetovati da gradi vlastiti. To bi bio loš posao za obje strane.

Kako rade gotovi ERP sustavi

Gotov ERP je proizvod napravljen za mnogo firmi odjednom. Proizvođač je unaprijed odlučio kako izgleda narudžba, kako se vodi skladište i kako dokumenti prolaze kroz sustav. Uvođenje se uglavnom svodi na postavljanje parametara, unos matičnih podataka i obuku ljudi. Veće prilagodbe su moguće, ali obično kroz dodatne module ili dorade koje radi partner proizvođača.

Prednost tog modela je što dobivate nešto što već radi u drugim firmama. Nedostatak je što se proces firme prilagođava programu, a ne obrnuto.

Kada gotov ERP ima smisla

Gotov program je razuman izbor kada vrijedi većina sljedećeg:

• Procesi su vam standardni. Nabavljate, skladištite, prodajete i fakturirate slično kao većina firmi u vašoj djelatnosti.
• Želite brzo krenuti i nemate kapaciteta za detaljnu analizu i dizajn.
• Glavni razlog za novi sustav su računovodstvo i zakonske obveze. Gotovi programi to obično pokrivaju dobro i prate promjene propisa.
• Spremni ste promijeniti dio načina rada da biste pratili program, a kupci to neće osjetiti.

Ako se prepoznajete, isplati se pogledati nekoliko proizvoda. Tražite demonstraciju na vlastitim primjerima, ne na podacima iz prezentacije, i razgovarajte s firmama sličnima vašoj koje program već koriste.

Kada sustav po mjeri ima smisla

Sustav po mjeri opravdan je kad firma ima procese koji su važni za posao, a gotov program ih ne pokriva ili ih pokriva loše. Nekoliko tipičnih situacija:

• Metaloprerađivač radi kalkulaciju za svaki upit posebno, po crtežu, s materijalom, rezanjem, varenjem i atestima. Program ima artikl i cijenu, a stvarni posao se odvija u Excelu pokraj njega.
• Distributer ima složena pravila rabata, rute dostave i vozače koji na terenu trebaju vidjeti otpremnice i uzeti potpis kupca.
• Građevinska firma prati troškove po projektu i gradilištu, radi situacije i želi vidjeti koliko je projekt stvarno koštao u odnosu na troškovnik.
• Servisna firma raspoređuje tehničare po terminima, a radni nalozi se otvaraju i zatvaraju na terenu.

Zajedničko im je da se najvrjedniji dio posla odvija izvan programa, u tablicama, e-mailovima i glavama ljudi. Program formalno postoji, a posao se radi oko njega.

Sustav po mjeri nosi i svoje troškove. Treba vremena za analizu i dizajn, treba izvođač kojem vjerujete i treba netko u firmi tko će ozbiljno sudjelovati u opisivanju procesa. Bez toga rezultat neće biti dobar, bez obzira na tehnologiju.

Treća mogućnost: zadržite što radi, izgradite što nedostaje

Mnoge firme uopće ne moraju birati. Računovodstveni program ili postojeći ERP dobro odrađuje knjigovodstvo, PDV i zakonske izvještaje. Problem nije tamo. Problem je u svemu što se događa prije računa: upiti, ponude, kalkulacije, narudžbe, radni nalozi, skladište, dostava.

U toj situaciji ima smisla zadržati postojeći program za ono što radi dobro i izgraditi sustav po mjeri za operativu. Dva se sustava povezuju tako da podaci teku automatski. Kupci i artikli usklađeni su na obje strane, a dokumenti iz operative prelaze u računovodstvo bez ponovnog upisa. eRačuni mogu i dalje ići postojećim putem.

Takav pristup ima nekoliko praktičnih prednosti:

• računovodstvo ne mijenja alat na koji je naviklo
• zakonske obveze ostaju u programu koji ih već pokriva
• sustav po mjeri pokriva samo ono što je specifično za vas, pa je manji
• ne mijenja se sve odjednom, što smanjuje rizik uvođenja

Uvjet je da postojeći program može razmjenjivati podatke. Većina programa to omogućuje u nekom obliku, ali to treba provjeriti na samom početku, prije nego što se išta planira.

Kako donijeti odluku

Prije nego što pogledate ijedan program ili ponudu, zapišite kako se danas odvija posao. Nacrtajte put tipične narudžbe od upita do plaćenog računa i označite gdje se koristi koji alat.

Zatim odgovorite na nekoliko pitanja:

• Koji dio posla stvara najviše ručnog rada i grešaka?
• Je li taj dio standardan ili specifičan za nas?
• Radi li nam postojeći računovodstveni program dobro?
• Bismo li promijenili način rada kad bi to tražio program, i bi li to kupci primijetili?

Ako je ono što boli standardno, pogledajte gotove programe. Ako je specifično, a računovodstvo radi, razmislite o kombinaciji. Ako je proces poseban, a postojeći alati ga ne podržavaju, sustav po mjeri vjerojatno je pravi smjer.

Loš izbor rijetko dolazi od lošeg programa. Obično dolazi od toga što se program bira prije nego što je jasno što on treba raditi.

Niste sigurni gdje spadate

Opišite nam svoj proces: kako danas ide put narudžbe, koje alate koristite i gdje nastaju problemi. Reći ćemo vam otvoreno uklapa li se to u gotov program, treba li vam sustav po mjeri ili kombinacija s alatima koje već imate.